各有关单位：
根据教育部相关通知要求，现将2019年度国际学术会议预报和报批手续工作有关事宜通知如下：
一、坚持会议预报制度。会议预报制度旨在限制重复举办相同的会议，防止出现先对外承诺后申报的现象。各单位应在每年10月预报拟在下一年举办的国际会议以及拟对外申办或承诺的国际会议。2019年国际会议预报既包括拟在2019年内召开的国际会议，也包括须在2019年对外承诺或申办的国际会议。
二、注意区别国际会议预报和申报。国际会议预报仅需提供拟举办（或申办）会议的简单信息，未经预报的国际会议将不能申报。为了方便各单位的国际学术交流，对不涉及敏感政治问题，邀请外宾人数在30人以下的自然科学类国际学术会议可不做预报，但须申报。
国际会议申报要求会议举办单位须在开会日期前不少于四个月时限内向国际事务部提交正式申报材料。从今年起，教育部要求通过中国教育系统学术会议云平台进行国际会议申报，不按时限要求申报的会议需提交另外加急审批说明文件。
三、严格按照时限要求做好预报工作。国际会议分为一般性国际会议和重大国际会议。重大国际会议必须预报，需提前一年预报至教育部，逾期不可补报。教育部经核实汇总后将报外交部和国务院办公厅备案。未经预报的重大国际会议在正式申报时将不被批准。一般性国际会议每年可分两次进行预报。2018年11月前可预报下一年度拟在华举办的一般国际会议，2019年3月前可补预报拟在2019年7-12月份举办的一般国际会议。
四、提高国际会议实效。举办国际会议要目的明确、主题鲜明，不得举办内容重复、空泛的国际会议。要严格控制会期、会议规模和会议规格。中外参会代表的比例应适当，不得利用举办国际会议之名行创收营利之实。经批准举办的会议，不得随意更改会议规模、举办时间、邀请人员名单等关键要素，要切实做好会议成果的收集整理工作，按规定时限要求向学校和有关部门报送会议总结和相关材料，未按规定时限报送以往会议总结和材料的，视情况与受理新会议申请挂钩。会议申办单位严格按照教育部会议批件确认的时间、地点和会议规格、规模举办会议，如有任何变化，须至少提前一个月以书面形式告知国际事务部，再由国际事务部向上级部门申请。任何擅自更换办会时间、地点和会议规格、规模都将被视为违规行为，需承担相应责任。
2018年已举办国际会议的老师，请尽快在中国教育系统学术会议云平台，根据提示在线提交以下材料：1、会议信息统计；2、会议学术总结（至少3000字）；3、3至5张照片（重要仪式、主题发言、会场全景、合影等，附照片说明（国际会议的全称、地点含具体房间、时间，例：2011年5月6日、重要人物名字，例：左一：***；中：***、拍摄者姓名和所在单位）。如有会议论文集，请送至知行楼514办公室。
校内各单位应认真汇总并按网站格式填报，截止日期为2018年10月26日。
中国教育系统国际会议云平台网址：http://econf.hust.edu.cn
联系人：耿菁璐 电 话：5688829
附件1：国际学术会议报批系统预报申请说明
附件2：重大国际会议的界定
国际处
2018年10月19日
